【摘要】

隨著數字化網絡大數據時代的到來，傳統的檔案安全管工作也面臨諸多發展與挑戰。傳統的紙質檔案正逐步被電子檔案所替代，檔案保護的難度也隨之加大，保護措施更加復雜化、多樣化。本文從檔案及國有企業檔案管理的含義出發，通過對國有企業檔案安全管理方面存在的問題進行研究分析，從加強檔案管理安全規范化、信息化、安全性、基礎建設等幾個方面進行闡述，羅列筆者的一些建議和做法，以期為做好國有企業檔案安全管理工作提供些許借鑒。

【關鍵詞】

檔案、檔案管理、檔案安全

檔案管理是國有企業行政管理的重要環節，能夠促使企業管理者全面掌握每位干部職工的實際情況、需求、優缺點，據此不斷發掘其個人潛能，提高工作效率，并能夠和諧干群、人企關系，增強員工的歸屬感，為企業發展創造更大的機遇。同時企業檔案管理工作是企業發展歷程的記憶載體，通過對檔案的翻閱研究，能夠為企業未來的發展提供借鑒，是企業管理工作重要的理論依據和技術支撐。國有企業檔案管理水平的高低，直接影響著企業的發展速度，不斷提升檔案管理工作水準，是實現企業現代化的重要標志。

1檔案及國有企業檔案管理的定義

1.1檔案的定義

檔案在中國歷史上有不同的稱謂，曾有“冊”、“文書”、“案卷”等，目前，關于檔案的定義較多，基本得到大家認可的是：檔案是機關、組織和個人在社會活動過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。借助檔案,我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案事業是黨和國家發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業，是人類進步和文明發展的縮影。

1.2國有企業檔案管理定義

國有企業檔案管理，亦稱檔案工作，是指國有企業檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，基本內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用電子信息加工和輸出等。檔案管理具有管理性、服務性、政治性，是專門負責管理整個企業形成的歷史文件的一個專業，所以這是一項管理性的工作，企業檔案室雖然主要從事的是檔案收集、研究、編撰工作，但其終極目的是為了企業發展，具備服務性。檔案管理工作是按照國家標準開展的，為國家利益服務的，具有政治性。便于利用是國有企業檔案管理活動的目的之一，它為企業生產、發展提供依據，對企業發展具有現實意義。

2國有企業檔案管理中存在的問題

2.1忽視檔案管理

當前，多數國有企業領導將檔案管理工作看成是企業的一項日常的基礎性保管工作，對經濟效益的影響不大，從而忽視了檔案管理工作，導致企業檔案管理工作與企業發展嚴重脫節。尤其是某些基層單位，因為領導重視程度不夠，造成檔案管理混亂，例如沒有專職的檔案管理人員，沒有固定的檔案室，沒有嚴格按照國家相關檔案管理辦法、制度落實責任，造成部分紙質檔案遺失，給企業和員工帶來非常大的影響。尤其是在企業重組整合過程中，檔案遺失嚴重，有些檔案發生了混淆，檔案管理人員在整理歸檔時沒有及時采取有效的辦法和措施，致使檔案資料混亂不堪。多數檔案管理人員都是兼任，檔案室淪落成雜物間，導致企業的檔案管理工作無法正常開展。

2.2缺乏技術支撐

采用高新科技手段，能夠有效促進檔案安全保護工作。目前部分企業檔案管理技術相對還比較落后,檔案存儲的載體仍以紙張、照片為主,沒有形成檔案電子數據庫，不但降低了查閱速度，還極易造成損耗。電子檔案擁有儲介質體積小、存儲量大、傳輸速率快等特性，部分基層單位在電子檔案安全管理方面，認識不足，缺乏必要的技術力量支撐， 一旦設備出現問題，可能造成大量檔案文件丟失。與此同時，電子檔案具有便于復制、修改等特性，必須做好相應防范措施，防止因失誤操作、惡意涂改、私自復制等行為造成檔案文件出現錯誤、損毀、泄密等。檔案管理體系缺失，嚴重影響了企業檔案安全保護工作的開展。

2.3基礎設施不健全

檔案室的建設和管理是檔案安全保護工作的基礎。部分企業檔案室隨機設置，經常利用空閑的房間作為檔案室使用，達不到防火、防塵、防水、防光、防潮、防蟲害等保護檔案、利用檔案的要求。檔案管理人員管理意識薄弱，將檔案管理工作當成保管工作來做。

3提升企業檔案安全保護工作的措施

3.1加強檔案管理工作的規范化

檔案管理涉及企業秘密，為防止泄密確保檔案質量，必須規范檔案管理工作流程，嚴控各個操作環節，包括檔案盒、袋統一制式，定期組織檔案管理人員參加培訓，制定統一的檔案整理和驗收方式，這樣才能促使檔案管理工作更加規范化,為今后的檔案管理工作提供便利。在做好檔案基礎工作的同時，應注重提升檔案服務創新，以此提升檔案整理、接收、編目等工作，促使各項工作更加規范化。

3.2加強檔案管理工作的信息化

新形勢下，現代檔案管理工作相較傳統檔案管理工作更具信息化特性，運用電子媒介將紙質檔案與電子檔案結合管理，與此同時還運用科學合理的管理方式，增強檔案管理的信息化程度。電子媒介具備攜帶便捷等優點，檔案管理人員可以在保障信息環境安全的任何環境下操作，大大提升了檔案管理人員的工作效率，保障企業的長足發展。

3.3增強檔案管理工作的安全性

在檔案管理過程中，安全的重要性不言而喻，應嚴明檔案管理工作紀律，在檔案建檔、整理、查閱等環境要采取嚴格的監督機制、檔案查閱制度，并嚴格規定，未經批準，任何人不得進入檔案室，以此對工作人員、借閱人員進行嚴格監督，才能防止損毀、涂改等現象，保障檔案的完整性、唯一性。因此，增強安全性是檔案管理的重中之重。另外在檔案管理工作中，采取集中管理的方式也可提升檔案管理的安全性。

3.4加強檔案管理的基礎建設

針對當下檔案管理基礎建設薄弱的現狀，筆者認為應從如下幾個方面予以加強。首先，應加強檔案室硬件建設，檔案室是存放檔案的特定場所，通過汶川、玉樹地震等歷史經驗告訴我們，檔案室的堅固程度直接關乎檔案的“生命”，堅固程度高的檔案室能夠在發生天災等不可抗力的情況下，最大限度的保護檔案安全，減少損失。其次，企業在建立檔案室時應采用特殊材料，達到防火、防水、防塵、防蟲的效果，還應充分考慮未檔案現有數量和未來的增量，留足保存空間。其次，應加強檔案室日常管理，做好安全檢查，實時記錄檔案室溫度、濕度等，預防紙質檔案因潮濕或暴曬發霉變脆，并做好防火防盜工作，及時檢查門窗是否關好，定期檢查電器設備、電力路線安全性能，排查安全隱患，檢查防火設施是否正常，并做好安防記錄。檔案室嚴禁堆放雜物，禁止攜帶易燃易爆物品進入檔案室，禁止運用檔案室電子設備轉存其他文件， 應定期對檔案進行整理、清點，保證檔案齊全無遺漏。再次，應加強學習充分利用高新技術手段，做好檔案防護。隨著數字網絡的迅猛發展，電子文件數量不斷增加，當檔案信息載體呈多樣化趨勢，檔案安全問題日益突出，尤其是用來存儲檔案文件的電腦、移動硬盤等設備應設置密碼并由專人負責保管，存儲檔案的電腦不能連接外網，對檔案數據分批加密，并做好備份防止因設備故障造成檔案丟失。國有企業應從管理措施和技術要求方面著手不斷提升檔案信息系統的安全性。從而有效地保障電子檔案及數據庫的信息安全。

4結語

隨著國家不斷提高檔案管理標準，國有企業應充分運用高新技術手段，嚴格按照國家法律、法規、制度進行檔案管理工作，尤其是我們陜西省煤層氣開發利用有限公司這種新型清潔能源企業，不光要做好企業年度財務決算、會計檔案保管清冊、會記檔案銷毀清冊等工作，更應注重基本建設檔案和工程檔案的整理、保管工作，只有不斷加強企業檔案管理工作，充分運用檔案信息，才能促進企業不斷發展。

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（龐曉曦）